menu

電子契約で業務をスピーディー&効率化!アドビサイン(Adobe Sign)の使い方

電子契約で業務をスピーディー&効率化!アドビサイン(Adobe Sign)の使い方

みなさまは電子契約書を利用していますか?
コロナ禍で昨年から利用が促進されてますが、いざ導入となると、まだ検討段階という会社さんが多いのではないでしょうか?
導入できない理由としては、以下があると思います。

・固定費として月額1万円の費用は正直抵抗がある…
・判子じゃなくても大丈夫なの?
・法的な効力がちゃんとあるの?
・どうやって本人確認(決済者確認)をしているの?
・イマイチ仕組みがわからない
・お客様やパートナーさんが対応してくれなさそう…
・導入(教育)コストも含めるとなかり費用かかるのでは…

ピクルスでも、ちょっと前までは利用していませんでした。
でも、いざ使ってみると、便利ですし業務の効率化に効果てきめん!
現在では電子契約書(Adobe Sign)を用いての契約をお客様に強く推奨しております。

導入決断の1番の大きな理由としては、アドビサインを利用することで実質費用がかからない点です。

この記事では、弊社が導入したアドビサインを利用した契約書作成の手続き及び使い方について解説していきます。

まだ電子契約に取り組んでおらず、既にAcrobat DCを会社で利用しているお客様は、お金がかからずに導入可能可能なので、この機会に電子契約の導入を進めていただければと思います。

ピクルスでは、電子契約の導入を検討のお取引のあるお客様に、導入のアドバイスをさせていただいてます。検討しているのだけど、二の足を踏んでいる状態で導入が進んでいない等々、是非ご相談ください!
(もちろん無償です!電子契約をめちゃ広めたいだけなので!)

アドビサインのメリット

■費用が安い
先にも少し触れましたが、Adobe signの1番のメリットは費用が安いことです。
アドビサインを利用するためには、Acrobat DCを利用することになるのですが、他社サービスより安価で導入が可能です。

・個人向け:1,580円/月額
・法人向け(1ライセンス):3,882円/月額

■アプリから電子契約が可能
アプリケーションなのでアプリから直接電子契約の手続きができるのもメリットです。

■スマホアプリもある

スマホアプリもあるので、どこでもサイン可能。(対面署名もできるらしいが、あまり利用シーンが思い浮かばない…)

先ずは署名と契約について知ろう

意外に思われるかもしれませんが、商法において契約では署名のほうが印鑑より上位の効力があることになっています。印鑑はあくまで署名の代用にしか過ぎず、印鑑を利用しないと契約が成立しないということはありません。

また契約というのは口頭でも成立するものであり、書面で明示化しなくても成立します。(電話でお店を予約するのも双方が同意した契約ということです)
なので署名(サイン)で契約は問題ありません!企業間取引において印鑑を利用しなければいけない明確な根拠は無いのです。

日本でなぜ印鑑のほうが上位のようにとらえられているかというと、法人を申請する際に実印を届け出る必要があり、法務局が認めた印章ということで、後ろ盾があるように感じるところが起因しているようです。(あとラクだからですね)

とはいえ、電子署名や電子契約に不安を感じている方も多いかと思います。

理由としては法的な効力になるかと思います。電子契約自体は法的に認められているので、裁判の際に証拠としての効力があります。
それと、法的な効力があるようにするためには、署名者がその企業の代表者もしくは決済者かの確認が必要なのですが、後述する2の「電子契約の前のやりとり」でクリアになります。

また契約に関してのそもそも論になってしまうのですが、契約で齟齬が発生した場合「話し合い⇢決裂⇢裁判」となります。が、ほとんどは話し合いで両社納得となります。

また裁判になると両社とも生産性が無い不要なことに時間と労力を費やすことになるので、そもそも裁判にならないように、両社納得ができる契約内容にするべきです。

発注担当者であれは、成果にコミットしてくれる安心な委託先を見つけることが重要であり、法務担当者であれば、自社が納得できる範囲で、委託先も安心して成果達成の為に業務に取り組める契約内容とすることが、実は重要な業務なのです。

電子契約書の仕組みをザクッと理解する

電子契約が不安な方に仕組みを簡単に説明します。
「電子契約」とはざっくり言うと以下の仕組みによって「本人(決済者)同士で確認しサインをしているし改ざんされてないよね!」ということを証明する仕組みになってます。

■立会人型認証
電子契約サービス業者が立会人となり、双方がサインするのを見守ります。そして双方がサインをしたら、それぞれに対して「改ざんできない電子証明書付きの契約書のpdf」を発行して双方で保管してもらうことで契約を成立させます。

■メール認証
ほとんどの電子署名がこのメール認証型になってます。基本的には「このメールアドレスを利用しているのは、本人のみだよね!」という前提になっています。

■タイムスタンプ
これが1番わかりにくいのですが、署名にはタイムスタンプが付与されることでその時刻に文書が存在しており、改ざんされていないことを証明してます。

簡単に説明すると、文書から一定のアルゴリズムで暗号化された文字列を生成し、それを受け取ったタイムスタンプ局が、タイムスタンプという証明書を発行し、相互のタイムスタンプが一致すれば文書が改ざんされてないと証明しています。(もっと詳しくは興味があったら調べてください)

では、次からは具体的な電子契約の仕方について解説します。

1.契約書の内容を双方で確認して問題ない形にする

電子に限らず契約は、双方で契約書の内容を協議し、双方が納得し同意できる内容にすることが実は1番重要です。

弊社のような請け負い業務が主業務の場合の契約書は主に「秘密保持契約書」「業務委託契約書」の2種があり、どちらかがひな形提示をし内容を変更する形で契約書が作成されます。

ピクルスの場合、先ずは自社のひな形を提示しその内容で問題がないか確認をとります。

提示の際に「契約先にお伝えすること」として以下の文面と共に「契約に関してのご相談」として行います。

ご担当者さま
契約についてのご相談となります。
今回の契約は、弊社の「秘密保持契約書」「業務委託契約書」を利用する形で進めさせていただきたいのですが、可能でしょうか?
理由についてなのですが、以下各契約書ごとに、詳細をお伝えさせていただきます。

・秘密保持契約書について
弊社は一方的な守秘は結んでおりません。具体的なご提案にあたって弊社の営業情報や技術情報を提示することがほとんどであり、甲乙共に守秘を結んでいただく形でお願いしております。こちらのひな形は甲乙共に守秘する形となっていますので、甲乙守秘で問題がなければ、こちらのひな形でお願いしたいと考えております。

・業務委託契約書について
過去、様々な企業様の業務委託契約書の多くが、弊社が提供するサービスを継続して行うことに支障をきたす内容になっておりました。また、商法や著作権法でを逸脱した形で委託側が一方的に有利になる内容であることも多く、両社多くの時間と費用をかけて契約書を修正する形となってます。
可能であれば、その労力を回避させていただきたく、こちらのひな形で進めさせていただければと思っております。
こちらのひな形は、上記の事例を踏まえて多くの企業様が納得していただけた内容となっております。
通常委託側が提示される契約書と違うところは、納入・検査、知的財産権、瑕疵担保責任、損害賠償についてになりますので、その部分を中心に御社が納得できる内容になっているかを、ご確認お願いいたします。

弊社ひな形を利用する形で進めるので問題がなければ、その旨をお知らせください。
また変更したい箇所がありましたら、ひな形に変更履歴が残る形で提示をお願いいたします。
ご要望に沿う形になるよう善処させていただきます。
弊社ひな形の利用がNGの場合で、御社ひな形を利用する場合は、変更及び協議して作成する為2〜4週間程度時間がかかることを、予めご理解の程よろしくお願いいたします。
また協議に応じる形での契約が不可な場合は、その旨をお伝えくださいませ。条件的に対応可能か検討させていただきます。

変更要望や委託側のひな形をベースにする場合は、弁護士に確認をとるようにすることをおすすめします。
弁護士費用の目安は10万円程度となります。

フリーランスだから「そんな費用は無いよ〜」となる方も居るとは思いますが、それでも弁護士に依頼したほうが良いです。

1番の理由としては、契約書には著作権が無いので、一度ベースを作成すれば、ずっと自社のひな形で使えるという利点があります。

取引先の契約書がベースだったとしても、そこにどう変更を加えたらよいかがわかる資料にもなります。
弁護士の裏付けがあるのも安心ですしね。

また「取引先の契約書に同意しないと失注になりそう…」といった感じで、協議しちゃマズいんじゃないかと思われる方もおられるかと思いますが、ほとんどの企業の法務担当者は協議がある前提で仕事をしていますので、安心していただいて大丈夫かと思います。お互い相手のことを考えて、どちらも納得できる契約書を作成してください。

ここからは具体的なアドビサインを利用した電子契約の仕方について解説します!

2.電子契約の前のやりとり

契約書が同意ができる内容となりましたら、契約先で電子契約を担当する「決済者情報」をいただきます。

決済者は代表者が望ましいですが、規模の大きな会社では難しいと思いますので、代表者に契約を委任されている部署の上長(部長など)などにお願いする形になります。

ピクルスでは以下の情報をメールでいただく形でお願いしています。

電子契約を行うにあたって以下の情報をお教えください。
決済者のメールにAdobeサインから署名を求めるメールを送らせていただき、署名していただきます。

■決済者情報
・部署:
・役職:
・姓名:
・メールアドレス:
・電話番号:
・上記決済者は、代表者から契約に関しての権限を委任されていることに相違はありません。:はい
・情報の正確性の確認の為にご連絡をさせていただくことがある場合がございます。ご了承お願いいたします。:はい

■確認者情報
電子契約はメールでやりとりをするのですが、そのやりとりにCCを入れることにより、契約の状況の確認が可能となっています。代表者などのメールアドレスを記載いただければ、代表者も状況を確認することができます。必要であれば、記載をお願いいたします。
・メールアドレス:

上記情報をいただいた際に、情報が曖昧な場合は、決済者が権限を移譲されているかどうかを電話で確認をとることで、決済者の信頼性を担保しています。

クレジット会社などが電話で確認をとるのと同じ作業です。これによりメールアドレスの信頼性の担保をするようにします。

また企業によっては、電子署名用の共通メールアドレスが送られてくることもあります。その場合の確認方法は、電話で契約を担当している部署に繋いでもらい、そのメールアドレスが電子署名用の専用アドレスであり、権限を移譲された決済者が利用しているかの確認をとってください。

3.電子契約依頼側:Adobeサインを利用して依頼側が電子署名をして、契約先に依頼を出す

1.双方同意した契約書をpdf化し、AdobeDCで開きます。
2.ツールタブを選択⇢Adobe Signを開きます。

3.次へをクリック⇢署名を依頼を選択して「続行」をクリック

4.ポップアップウィンドウが表示されるので、各項目を記載します。

・署名者を追加:自社の決済者と契約先の決済者のメールアドレスを追加。
・必要であればCCを追加:契約の状況を確認する人が居る場合は記載してください。
入力が完了したら「署名場所を指定」をクリック。

5.ファイルがクラウド上にアップされて署名の入力欄を入れることができるようになります。
署名者それぞれの署名欄を設定して「署名して送信」をクリック。

6.そのまま自社のサインの入力になるので、電子署名を行い「クリックして署名」をクリック。

7.署名完了のメッセージがでてきます。

8.契約先がサインを完了したら、メール通知が来ます。添付のpdfがサイン済みの契約書になりますので、内容を確認して保管してください。Adobeドキュメントクラウドにも自動的に保管されているので、そちらも確認することも可能です。
※このpdfは通常のpdfと違い編集や改ざんができないpdfとなっています。

4.電子契約承諾側(契約先):Adobeサインを利用して電子署名をする

1.Adobeからメールが来ます。
件名:Signature requested on “○○○○○○(契約書名)”
差出人メールアドレス:adobesign@adobesign.com
スパムフィルターに引っかかる確率が高いので、迷惑メールフォルダもチェックしてください。
「Review and sign」をクリック

2.ブラウザが開き、契約書が表示されるので、署名欄をクリック。
※言語が英語の場合は、左下の言語から「日本語」を選択してください。

3.署名をしてください。署名はタイプでも描画でもどちらでもかまいません。(個人的には描画がサインっぽいのでおすすめです)記載が完了したら「適用」をしてください。

4.「クリックして署名」をクリックすると、署名が完了したということで、双方に完了メールが送られます。

5.完了メールが送られてきます。契約書も添付されているので、保管をしてください。書面でも保管が必要な場合はpdfを印刷して保管してください。
※このpdfは通常のpdfと違い編集や改ざんができないpdfとなっています。

さぁ!電子契約に切り替えよう!

最後まで読んでいただきありがとうございます!
今回、取引先に「電子契約のやりかたを教えて」と言われ、Adobe Signを利用したチュートリアル記事をシェアしようとしたがネット上に全然見当たらずで、結局自分で手順書を書く羽目になってしまったことが。この記事を書くキッカケだったりします。

社内向けの手順書なら結構ラクなんですが、お客様向けだとちゃんとしないといけないもんね。ということで気合を入れて作りました。
Adobe Signだけだと記事としての「お役立ち」が弱いかなと思ったので、契約のノウハウも一緒に記載してみました。

電子契約全体について不安は払拭できる内容になったかなと思っているので、この機会に是非電子契約にチャレンジして欲しいです!
あと最初にも書いてますが、取引先さんでは直接指南しますので、気軽に「電子契約やりたい!」とお声がけてくださいませー。