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「実質無料」電子契約サービス!アドビサイン(Adobe Sign)の使い方

「実質無料」電子契約サービス!アドビサイン(Adobe Sign)の使い方

前回は、電子契約ってどういったものなの?や契約を進める上での準備について説明しました。
今回は弊社が利用しているアドビサインについて使い方を説明します。

弊社が導入決断の1番の大きな理由としては、既にAcrobat DCを会社で利用していたのでアドビサインを利用することの費用は実質無料だった点です。
Acrobat DCを利用してなかったとしても、アドビサインは業界最安なので費用面で躊躇している方はアドビサインの導入をおすすめします。

この記事では、弊社が導入したアドビサインの使い方について解説していきます。

ピクルスでは、電子契約の導入を検討のお取引のあるお客様に、導入のアドバイスをさせていただいてます。検討しているのだけど、二の足を踏んでいる状態で導入が進んでいない等々、是非ご相談ください!
(もちろん無償です!電子契約をめちゃ広めたいだけなので!)

アドビサインのメリット

■費用が安い
先にも少し触れましたが、Adobe signの1番のメリットは費用が安いことです。
アドビサインを利用するためには、Acrobat DCを利用することになるのですが、他社サービスより安価で導入が可能です。

・個人向け:1,580円/月額
・法人向け(1ライセンス):3,882円/月額

■アプリから電子契約が可能
アプリケーションなのでアプリから直接電子契約の手続きができるのもメリットです。

■スマホアプリもある

スマホアプリもあるので、どこでもサイン可能。(対面署名もできるらしいが、あまり利用シーンが思い浮かばない…)

ここからは具体的なアドビサインを利用した電子契約の仕方について解説します!

1.電子契約の前のやりとり

契約書が同意ができる内容となりましたら、契約先で電子契約を担当する「決済者情報」をいただきます。

決済者は代表者が望ましいですが、規模の大きな会社では難しいと思いますので、代表者に契約を委任されている部署の上長(部長など)などにお願いする形になります。

ピクルスでは以下の情報をメールでいただく形でお願いしています。

電子契約を行うにあたって以下の情報をお教えください。
決済者のメールにAdobeサインから署名を求めるメールを送らせていただき、署名していただきます。

■決済者情報
・部署:
・役職:
・姓名:
・メールアドレス:
・電話番号:
・上記決済者は、代表者から契約に関しての権限を委任されていることに相違はありません。:はい
・情報の正確性の確認の為にご連絡をさせていただくことがある場合がございます。ご了承お願いいたします。:はい

■確認者情報
電子契約はメールでやりとりをするのですが、そのやりとりにCCを入れることにより、契約の状況の確認が可能となっています。代表者などのメールアドレスを記載いただければ、代表者も状況を確認することができます。必要であれば、記載をお願いいたします。
・メールアドレス:

上記情報をいただいた際に、情報が曖昧な場合は、決済者が権限を移譲されているかどうかを電話で確認をとることで、決済者の信頼性を担保しています。

クレジット会社などが電話で確認をとるのと同じ作業です。これによりメールアドレスの信頼性の担保をするようにします。

また企業によっては、電子署名用の共通メールアドレスが送られてくることもあります。その場合の確認方法は、電話で契約を担当している部署に繋いでもらい、そのメールアドレスが電子署名用の専用アドレスであり、権限を移譲された決済者が利用しているかの確認をとってください。

1.電子契約依頼側:Adobeサインを利用して依頼側が電子署名をして、契約先に依頼を出す

1.双方同意した契約書をpdf化し、AdobeDCで開きます。
2.ツールタブを選択⇢Adobe Signを開きます。

3.次へをクリック⇢署名を依頼を選択して「続行」をクリック

4.ポップアップウィンドウが表示されるので、各項目を記載します。

・署名者を追加:自社の決済者と契約先の決済者のメールアドレスを追加。
・必要であればCCを追加:契約の状況を確認する人が居る場合は記載してください。
入力が完了したら「署名場所を指定」をクリック。

5.ファイルがクラウド上にアップされて署名の入力欄を入れることができるようになります。
署名者それぞれの署名欄を設定して「署名して送信」をクリック。

6.そのまま自社のサインの入力になるので、電子署名を行い「クリックして署名」をクリック。

7.署名完了のメッセージがでてきます。

8.契約先がサインを完了したら、メール通知が来ます。添付のpdfがサイン済みの契約書になりますので、内容を確認して保管してください。Adobeドキュメントクラウドにも自動的に保管されているので、そちらも確認することも可能です。
※このpdfは通常のpdfと違い編集や改ざんができないpdfとなっています。

3.電子契約承諾側(契約先):Adobeサインを利用して電子署名をする

1.Adobeからメールが来ます。
件名:Signature requested on “○○○○○○(契約書名)”
差出人メールアドレス:adobesign@adobesign.com
スパムフィルターに引っかかる確率が高いので、迷惑メールフォルダもチェックしてください。
「Review and sign」をクリック

2.ブラウザが開き、契約書が表示されるので、署名欄をクリック。
※言語が英語の場合は、左下の言語から「日本語」を選択してください。

3.署名をしてください。署名はタイプでも描画でもどちらでもかまいません。(個人的には描画がサインっぽいのでおすすめです)記載が完了したら「適用」をしてください。

4.「クリックして署名」をクリックすると、署名が完了したということで、双方に完了メールが送られます。

5.完了メールが送られてきます。契約書も添付されているので、保管をしてください。書面でも保管が必要な場合はpdfを印刷して保管してください。
※このpdfは通常のpdfと違い編集や改ざんができないpdfとなっています。

さぁ!電子契約に切り替えよう!

最後まで読んでいただきありがとうございます!
今回、取引先に「電子契約のやりかたを教えて」と言われ、Adobe Signを利用したチュートリアル記事をシェアしようとしたがネット上に全然見当たらずで、結局自分で手順書を書く羽目になってしまったことが。この記事を書くキッカケだったりします。

社内向けの手順書なら結構ラクなんですが、お客様向けだとちゃんとしないといけないもんね。ということで気合を入れて作りました。
Adobe Signだけだと記事としての「お役立ち」が弱いかなと思ったので、契約のノウハウも一緒に記載してみました。

電子契約全体について不安は払拭できる内容になったかなと思っているので、この機会に是非電子契約にチャレンジして欲しいです!
あと最初にも書いてますが、取引先さんでは直接指南しますので、気軽に「電子契約やりたい!」とお声がけてくださいませー。